Offertes en facturen maken in Excel

Offertes, orders en facturen maken kan heel goed met Excel. Door uw klantenbestand en uw prijzenbestand te koppelen kunt u eenvoudig uw klanten en artikelen selecteren d.m.v. dropdown buttons. Zodra u uw klant selecteert zorgt een formule ervoor dat alle n.a.w.-gegevens van die klant ingevuld worden.

wordt:

Dit geldt ook voor de artikelen; eerst selecteer je een artikel.

Daarna selecteer je de benodigde kleur. Je krijgt alleen de kleuren te zien die bij het geselecteerde artikel horen.

Vul daarna de aantallen in. D.m.v. de koppeling met de prijslijst worden ook de prijzen gevuld en de totaalbedragen automatisch berekend. Selecteer daarna het volgende artikel met bijbehorende kleur en vul de aantallen in.

Zo vul je snel een offerte of order.

Via een knop kun je alle gegevens opslaan. Indien de offerte een order wordt hoef je alleen het ordernummer in te voeren en de order vult zich helemaal automatisch. Hetzelfde geldt voor als je een factuur wil maken:

Na intypen van het ordernummer wordt de factuur automatisch geheel gevuld:

De datum is vandaag en het factuurnummer wordt automatisch gegenereerd. De BTW-percentages zijn gekoppeld aan de artikelen en de bedragen worden vanzelf doorgerekend.

Er kunnen diverse handigheidjes worden toegevoegd:

• PDF maken en opslaan.
  De PDF kan automatisch gemaakt worden met bijvoorbeeld de naam van de klant en het offertenummer en opgeslagen worden op elke locatie die u wilt.

• Automatisch mailen.
  Er kan een mail worden klaargezet met een standaard tekst waarin automatisch de pdf als attachment wordt toegevoegd. Het onderwerp kan een standaard tekst zijn, maar ook een tekst met daarin het offertenummer genoemd. U hoeft alleen nog maar op 'Verzenden' te drukken.

Dit kan allemaal met 1 druk op de knop!

*Genoemde namen en aantallen zijn fictief.